Master Data Governance Teil 3 – Einführung von MDG – Was muss beachtet werden, wo liegen Herausforderungen?

Autor: Holger Kögel, Senior Consultant

Nachdem wir in Teil 1 (Master Data Governance - Was genau steckt eigentlich dahinter?) und Teil 2 (Master Data Governance – Wer profitiert in der Instandhaltung von einer konsistenten Stammdatenpflege?) insbesondere auf die Definition sowie den Nutzen von Master Data Governance eingegangen sind, möchten wir im nächsten Schritt erläutern, was bei der Einführung von MDG beachtet werden muss und wo die grössten Herausforderungen liegen.

Der integrative Aspekt wird oft unterschätzt

Bei einem Projekt zur Einführung von MDG hat man es auf der einen Seite natürlich mit den bekannten, klassischen Projektmanagementthemen zu tun, auf der anderen Seite existiert aber ein auch oft unterschätzter integrativer Aspekt.

Stammdaten sind mit Abstand das integrativste Thema in einem Unternehmen. Sie lassen sich nicht klar abgrenzen, sondern ziehen sich durch alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens hindurch. Ausserdem gibt es nicht den einen Verantwortlichen für das Thema Stammdaten, sondern es gibt verschiedene Verantwortliche und jeder Bereich hat wiederum seine eigenen Anforderungen.

Es muss also vorab geklärt werden, welche Informationen im System existieren müssen, damit alle Unternehmensprozesse reibungslos durchlaufen werden können. Hinzu kommt die Frage, welche Ausprägung diese Informationen haben sollten und zu welchem Zeitpunkt sie von wem im System gepflegt werden müssen. Die Abstimmung all dieser Themen muss die Aufgabe des Integrationsmanagers sein, der zusätzlich zum Projektmanager eingesetzt werden sollte.

Push-Ansatz oder Pull-Ansatz – Einführung als Chance betrachten

Es gibt zwei Möglichkeiten, sich der Einführung von MDG anzunähern: aus Sicht bestehender Prozesse (Push-Ansatz) oder basierend auf neuen Prozessen (Pull-Ansatz).

Beim Push-Ansatz werden bestehende Informationen auf die Informationen des neuen Systems gemappt. Das bedeutet jedoch, dass bestehende Informationen mit in die Überlegungen und Prozessschritte einbezogen werden, die für das neue System möglicherweise nicht mehr relevant sind. Oder auch Felder, die im Laufe der Zeit befüllt, eingeführt oder im schlimmsten Fall falsch verwendet wurden. Dadurch, dass es bisher keinen harmonisierten Ansatz für die Stammdaten gab, hat jeder Teilbereich sich auf die eigenen spezifischen Informationen konzentriert und es gibt keine einheitlichen Prozesse.
Im Gegensatz dazu geht der Pull-Ansatz vom neuen System und den neuen Prozessen aus und befasst sich unter anderem mit den folgenden Fragestellungen:

• Welche Informationen werden wirklich benötigt?
• Welche Informationen sind relevant für welche Prozesse?
• Kann die Information aus dem alten System übernommen und wiederverwendet werden?

Dieser Ansatz sieht zunächst nach mehr Arbeit aus, ist aber langfristig als nachhaltiger zu betrachten. In den meisten Unternehmen lohnt es sich, die Einführung von MDG als Chance zu betrachten, Prozesse zu hinterfragen und neu zu definieren.

Mögliche Ansätze bei der Einführung von MDG

Entscheidend für die Herangehensweise ist die Ausgangssituation im Projekt. Dabei geht es z.B. um die Zielsetzung des Projekts, aber auch um die Gegebenheiten im Unternehmen und in der Systemlandschaft. Folgende Ansätze sind hierbei möglich:

Mögliche Ansätze bei der Einführung von MDG
Entscheidend für die Herangehensweise ist die Ausgangssituation im Projekt. Dabei geht es z.B. um die Zielsetzung des Projekts, aber auch um die Gegebenheiten im Unternehmen und in der Systemlandschaft. Folgende Ansätze sind hierbei möglich:

• Ansatz 1: Greenfield (bisher keine Tools oder Prozesse zur Stammdatenverwaltung vorhanden
  -> Alle Objekte werden zentral über MDG verwaltet
  -> Alle Workflows sind unter Governance gestellt

• Ansatz 2: Brownfield (Tools oder Prozesse zur Stammdatenverwaltung existieren bereits
  -> Bestehende Objekte werden lokal über MDG verwaltet
  -> Workflows sind unter Governance gestellt oder lokale Tools werden angebunden

• Ansatz 3: Hybrid (siehe Brownfield)
  -> Ausgewählte Objekte werden zentral über MDG verwaltet (sonst lokal)
  -> Workflows sind für ausgewählte Objekte unter Governance gestellt

Allen Ansätzen ist gemein, dass die Stammdaten zu Beginn des Projekts weder harmonisiert noch konsolidiert sind. 

Von alten Prozessen und Daten lösen

Die Einführung von MDG ist immer mit Veränderung verbunden, nicht nur bei den Projektverantwortlichen, sondern vor allem bei den Usern, die jeden Tag mit Daten arbeiten. Es ist wichtig, sich von alten Prozessen und Daten zu lösen – auch wenn sich diese über Jahre hinweg etabliert und durchgesetzt haben. Oft wurden diese Prozesse etabliert, weil es keine standardisierten und definierten Prozesse über das ganze Unternehmen hinweg gab. Jeder hat sich seinen eigenen Workaround gesucht, um den für sich einfachsten Weg gehen zu können.

Dieser Veränderungsprozess kann mit dem Umzug in ein neues Haus verglichen werden: Wie sieht das neue Zuhause aus, welche Einrichtungsgegenstände nehmen wir mit, wo platzieren wir sie und was wird neu gekauft? Was können wir aussortieren, weil es in der neuen Umgebung keinen Nutzen mehr hat oder gar das neue Design zerstören würde?

Wie auch beim Umzug in ein neues Haus, lohnt es sich, den initialen Aufwand zu betreiben und sich auf die Veränderung einzulassen. Am Ende wartet eine saubere und ordentliche Umgebung, die auf die eigenen Bedürfnisse optimal angepasst ist.