Master Data Governance Teil 2 – Wer profitiert in der Instandhaltung von einer konsistenten Stammdatenpflege?

Autor: Holger Kögel, Senior Consultant

Haben Sie unseren ersten Teil zu Master Data Governance bereits gelesen? Falls nein, starten Sie am besten damit: Teil1 lesen.
Stammdaten stellen einen besonderen Bereich der Informationen innerhalb eines Unternehmens dar. Sie haben auch einen wesentlichen Anteil daran, dass komplexe Organisationen überhaupt funktionieren und damit haben sie einen sehr starken Einfluss auf die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens.
Die zentrale Steuerung von Stammdaten, auch Master Data Governance (MDG) genannt, ist auch in der Instandhaltung ein wichtiger Bestandteil des Datenmanagements. Es geht darum sicherzustellen, dass die Stammdaten des Unternehmens vollständig, konsistent und aktuell sind. Doch was bedeutet eine konsistente Stammdatenpflege im Unternehmen und wer profitiert eigentlich am meisten von MDG in der Instandhaltung?

MDG auf Unternehmensebene

Ein Unternehmen kann mit Hilfe von MDG den richtigen Umgang mit Daten "lernen“ – dazu gehört, Daten zu fördern, zu erforschen und wichtige von unwichtigen Daten zu unterscheiden. Ausserdem werden dadurch auch sichere und wiederholbare Produktionsabläufe, effiziente Arbeitsorganisationen oder verbesserte Entscheidungsgrundlagen realisiert.

Um sicherzustellen, dass zwischen den einzelnen Abteilungen, Systemen usw. des Unternehmens ein reibungsloser Datenaustausch besteht, muss klar sein, wie die ausgetauschte Information definiert ist. Hierbei setzt das Teilen der Informationsinhalte ein Mindestmass an geteiltem Verständnis für Dateninhalt und -qualität voraus. Das Bestehen gemeinsamer Informationsdefinitionen ermöglicht zum einen auch die Verknüpfung von Geschäftsprozessschritten und zum anderen wird das Messen von Kennzahlen genau auf Basis von gemeinsamen Definitionen und durch Prozessschrittverknüpfung ermöglicht.

Der Einsatz von MDG bedeutet dabei jedoch nicht zwangsweise eine zentrale Verwaltung aller Stammdaten eines Unternehmens. Eine verteilte Datenpflege durch lokale und zentrale Spezialisten ist weiterhin möglich. In diesem Zuge werden zentrale Datensätze auf heterogene Systeme verteilt und dort lokal mit weiteren Daten angereichert.

Ein zentraler Nutzen, der viele Unternehmen überhaupt erst auf das Thema Stammdatenmanagement aufmerksam werden lässt, ist die Gestaltung einer verbesserten Informationsbasis, um Entscheidungsfindungen zu unterstützen. Eine verbesserte Informationsbasis resultiert meist aus systemübergreifend und organisationsumfassend harmonisierten Kategorisierungen, wie z.B. der Einkaufswarengruppe bei zugekauften Produkten und Rohmaterialien oder Kundensegmentierungen.

Ein weiterer zentraler Nutzen besteht in der Vermeidung von Dubletten, wodurch eine bessere Datenqualität erzielt wird. Beim MDG kommt dabei das "Mehr-Augen-Prinzip" zum Tragen. Ein Antrag auf Neuanlage eines Datensatzes durchläuft erst mehrere Kontrollen, bevor schlussendlich ein neuer Datensatz angelegt wird. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass durch den Einsatz von MDG nur die Datenqualität von Stammdatenänderungen oder gänzlich neuen Stammdaten positiv beeinflusst wird - die Datenqualität von bestehenden Datensätzen bleibt dadurch unverändert.

Betriebsleiter und Geschäftsführer

Durch die Verwendung von konsistenten und vollständigen Daten können Betriebsleiter und Geschäftsführer die Instandhaltungsaktivitäten besser überwachen und steuern. Sie können auf umfassende Informationen zugreifen, die ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Zum Beispiel können sie mithilfe von MDG die Wartungskosten senken, indem sie frühzeitig auf Probleme reagieren und gezielte Wartungsarbeiten planen.

MDG kann auch dazu beitragen, die Transparenz in der Instandhaltung zu erhöhen. Die Daten werden zentral erfasst und sind für alle Beteiligten zugänglich. Dies bedeutet, dass die Geschäftsführung jederzeit den Überblick über die Instandhaltungstätigkeiten und -kosten hat. Durch die verbesserte Transparenz können Entscheidungen besser getroffen werden und als Basis für optimierte Instandhaltungsprozesse dienen.

Techniker und Instandhaltungsmitarbeitende

Insbesondere Techniker und Instandhaltungsmitarbeitende profitieren von zentral verwalteten Stammdaten in der Instandhaltung. Durch die Verwendung von konsistenten und vollständigen Daten können sie ihre Arbeit effektiver und effizienter durchführen. Die Daten helfen bei der Planung und Durchführung von Wartungsarbeiten, bei der Beschaffung von Ersatzteilen und bei der Erstellung von Berichten über ihre Aktivitäten. Durch die verbesserte Datenqualität können sie schneller und genauer auf Probleme reagieren, wodurch Fehler und Ausfälle reduziert werden können.

Wenn beispielsweise eine Maschine gewartet wird und das Ersatzteil nicht verfügbar ist, kann dies zu unnötigen Ausfallzeiten führen. Wenn jedoch alle Ersatzteile in den Daten aufgeführt sind und diese Daten konsistent sind, kann das Ersatzteil rechtzeitig beschafft werden und der Ausfall vermieden werden.

Generell ist der Einsatz von MDG nur dann für alle Nutzer vorteilhaft, wenn die Neuanlage der Stammdaten effektiv umgesetzt wurde und auch konsequent genutzt wird. Ist der Prozess zur Stammdatenneuanlage bzw. - änderung zu kompliziert und/oder zu träge, dann erfährt nicht nur das Tool, sondern der ganze Prozess meist die Ablehnung durch die gesamte Belegschaft.

Prozessabläufe müssen nicht nur effektiv, sondern auch identisch wiederholbar sein. Dazu gehört auch sicherzustellen, dass Änderungen an Informationen transparent sind. Dies schliesst folgende Aspekte ein:

1. Auf welchem Wege wurde die Information geändert?
2. Wer hat die Information geändert und genehmigt?
3. Was ist der alte und der neue Wert für ein Feld?
4. Wann wurde die Information geändert?

Jeder Nutzer hat durch den Aufbau einer zentralen Stammdatenverwaltung mittels MDG einen "single point of entry" für all seine Anliegen rund um die Stammdatenneuanlage oder - änderung. Eine ganze MDG-Abteilung kümmert sich dann um die Korrektheit der eingegebenen Daten, um die Anreicherung der Daten mit ergänzenden Informationen und um die Vermeidung von Dubletten.

Andere Abteilungen haben im Hinblick auf die Stammdatenpflege wiederum andere Bedürfnisse: Speziell in der mobilen Instandhaltung liegt der Fokus im Hinblick auf die Stammdaten hauptsächlich auf der raschen Verfügbarkeit der neuen bzw. geänderten Stammdaten. 

Zwar mag es sehr angenehm sein, wenn neue oder geänderte Stammdaten quasi sofort im System verfügbar sind, jedoch werden z.B. durch unterschiedliche Schreibweisen auch oft unabsichtlich viele Dubletten angelegt. Die Bereinigung dieser Dubletten ist sehr zeitaufwändig. Ausserdem sind Auswahllisten dadurch oft überfüllt, so dass deren Handhabung auf mobilen Geräten mit beschränkter Displaygrösse oft unmöglich ist – daher wiegt der Vorteil den Nachteil auf lange Sicht mehr als auf.

Lieferanten und Partner

Lieferanten und Partner können ebenfalls von MDG in der Instandhaltung profitieren. Wenn die Daten konsistent und vollständig sind, können sie leichter auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um ihre Arbeit optimal zu erledigen. So ist sichergestellt, dass sie die richtigen Ersatzteile und Komponenten liefern, was wiederum zu optimierten Prozessen in der Instandhaltung führt. 

IT-Abteilung

Durch die Verwendung von konsistenten und vollständigen Daten kann die IT-Abteilung die Systeme effektiver verwalten und warten. Sie können die Daten leichter integrieren und aktualisieren und dadurch die Datenqualität verbessern.

Zusammenfassung

Insgesamt bringt Master Data Governance einen erheblichen Nutzen in der Instandhaltung. Konsistente, vollständige und aktuelle Daten führen zu einer verbesserten Effizienz und zu reduzierten Ausfallzeiten. MDG erhöht auch die Transparenz und erleichtert dadurch die Entscheidungsfindung. 
Insgesamt profitieren somit alle Beteiligten von MDG in der Instandhaltung. Die Techniker und Instandhaltungsmitarbeitenden können ihre Arbeit effektiver und effizienter durchführen. Betriebsleiter und Geschäftsführer können die Instandhaltungsaktivitäten besser überwachen und steuern. Lieferanten und Partner können ihre Arbeit effektiver erledigen und die IT-Abteilung kann die Systeme optimal verwalten und warten. Schlussendlich liegt der grösste Nutzen von MDG in der Instandhaltung in einer umfassenden Zusammenarbeit aller Beteiligten. 

Und so geht es weiter:Master Data Governance Teil 3 – Was muss beachtet werden, wo liegen Herausforderungen?