Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit unserem Partner Utopia Global, Inc.
SAP Master Data Governance: Richtige und vollständige Stammdaten für das Asset- und Instandhaltungsmanagement
Mit Stammdaten könnte man fast Mitleid haben: Sie leisten für Unternehmen einen unverzichtbaren Dienst, erhalten dafür aber kaum Beachtung.
Stammdaten sind eben da. That’s it. Oder besser: So war es in der Vergangenheit. In den zurückliegenden Jahren ist die Bedeutung des Stammdatenmanagements viel stärker in das Bewusstsein der Verantwortlichen gerückt. So liegt das Thema im BI Trend Monitor des Forschungs- und Beratungsinstituts BARC seit 2018 auf Rang 1. Diesen Wandel in der Wahrnehmung von Stammdaten dürften drei Faktoren forciert haben: Erstens nimmt die Anzahl an gesetzlichen Vorgaben und anderen Normen zu, die eine bestimmte Art des Umgangs mit den Stammdaten verlangen. Das betrifft nicht nur das Vorhalten bestimmter Informationen, sondern vor allem auch die Dokumentation von Änderungen. Zweitens erkennen Unternehmen immer mehr, welchen Wert das rasant steigende Volumen an verfügbaren Daten für sie haben kann – wobei sich das Interesse vornehmlich auf dynamische und weniger auf statische Daten richtet. Und drittens stellt sich in immer mehr konkreten Use Cases heraus, dass sich Prozesse ohne gute und detaillierte Stammdaten nicht End-to-End digitalisieren und automatisieren lassen. In analogen Schritten war das nicht zwingend erforderlich, weil die agierenden Menschen fehlende Daten ergänzen und falsche Daten korrigieren konnten.
Ohne Stammdaten keine Digitalisierung
Das trifft auch auf das Asset- und Instandhaltungsmanagement zu – beispielsweise beim Umgang mit einem Defekt an einer Maschine: Ein menschlicher Mitarbeiter konnte bei einem analogen Prozess im schlechtesten Fall die Telefonnummer des Herstellers auf dessen Website suchen, dort anrufen, sich mit dem richtigen Ansprechpartner verbinden lassen und ihm dann mit eigenen Worten den Fehler schildern. Vielleicht konnte der Servicemitarbeiter des Herstellers den Defekt dann remote beheben. Oder er musste die Instandhaltung vor Ort durchführen. In der Regel verliess er sich dabei jedenfalls auf seine Erfahrung und nutzte keine eindeutige Arbeitsanweisung.
Soll dieser Prozess digital ablaufen, was um einiges effektiver und effizienter ist, müssen dafür der Kontakt zum Hersteller, die Art des Defekts und eine entsprechende Arbeitsanweisung sauber als Stammdaten hinterlegt sein.
In den meisten Unternehmen ist der erforderliche Detailierungsgrad bislang nicht erreicht – eben weil es bislang auch ohne ging. Für eine erfolgreiche Digitalisierung des Asset- und Instandhaltungsmanagements führt deshalb kein Weg an einem Stammdatenmanagement vorbei, das organisatorische, prozessuale und technologische Aspekte verbindet und den gesamten Lebenszyklus von Stammdaten umfasst: die Anlage, die Freigabe, die Benutzung und Pflege sowie die Archivierung. Für Unternehmen, die sich nicht gerade erst in der Gründungsphase befinden, besteht eine zusätzliche Herausforderung darin, die vorhandenen Stammdaten zu bereinigen, in den gewünschten Standard zu bringen und Duplikate zu löschen – sodass das Stammdatenmanagement auf einer Datenbasis von hoher Qualität aufsetzen kann.
Bei dieser Managementaufgabe unterstützt die Anwendung SAP Master Data Governance (SAP MDG) im Allgemeinen und die Extension SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management von Utopia im Besonderen.
Was ist SAP Master Data Governance?
SAP Master Data Governance stellt eine Reihe von Funktionen für das Stammdatenmanagement bereit. Alle Stammdaten werden dabei zentral und nach verbindlichen Konventionen in der Central Governance gespeichert, dort verwaltet und angrenzenden Systemen zu Verfügung gestellt. Dabei lässt SAP MDG sich als eigenständiger Hub oder in Kombination mit SAP ERP bzw. SAP S/4HANA nutzen. So entsteht eine Single Source of Truth – Stammdaten liegen nicht länger in globalen und lokalen Systemen.
Die zentrale Speicherung der Stammdaten lässt sich als statische Dimension des Stammdatenmanagements verstehen. Darüber hinaus gibt es eine dynamische Dimension. Gemeint sind damit Workflows entlang des gesamten Lebenszyklus von Stammdaten und die Dokumentation der Ausführung: Wer hat welche Stammdaten wann auf welche Weise erstellt? Wer hat wann aus welchem Grund welche Änderung beauftragt? Wer hat welche Änderung freigeben? Und wer hat welche Änderung auf welche Weise umgesetzt?
Das Stammdatenmanagement wird ausserdem durch diese Funktionen erleichtert:
- Replizieren von zentralen Stammdaten mithilfe des Data Replication Framework (DRF)
- Laden von Stammdaten mithilfe der Funktionen Datei-Upload und Stammdaten-Import
- Abgleich der Stammdaten mit der SAP-Business-Logik und den im Geschäftsregelmanagementsystem BRFplus hinterlegten Regeln
- Änderung von mehreren Stammdaten mit einem Änderungsantrag
- Erweiterung der Nutzeroberfläche mithilfe von Nebenbereichen
Für Objekte aus den Bereichen Financial, Material, Lieferant und Kunden sind in SAP MDG bereits vordefinierte Standarddatenmodelle, Standardbenutzungsoberflächen und Standard-Workflow-Definitionen enthalten, die sich an die individuellen Anforderungen anpassen lassen. Möglich ist auch, kundenindividuelle Objekte anzulegen.
Whitepaper: Stammdatenmanagement mit SAP
Wie Sie von einem exzellentem Master Data Management profitieren, worauf es beim Aufbau und der Ausführung ankommt und wie Sie die erforderlichen Bedingungen schaffen, haben wir in unserem neuen Whitepaper gemeinsam mit Utopia Global, Inc. für Sie zusammengefasst.
Was ist SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management?
Das auf Master Data Management spezialisierte Unternehmen Utopia bietet mit SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management eine Extension für SAP MDG an, die auf die speziellen Anforderungen des Asset- und Instandhaltungsmanagements ausgerichtet ist. Heisst konkret: Standarddatenmodelle, Standardbenutzungsoberflächen und Standard-Workflow-Definitionen sind für alle EAM-relevanten Objekte ausgeprägt: für Technische Plätze, Equipments, Lineare Anlagen (LAM), Arbeitsplätze, Arbeitspläne, Wartungspläne, Stücklisten und Messpunkte bzw. Zähler.
Welcher Nutzen lässt sich mit SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management realisieren?
Der Einsatz von SAP Master Data Governance for Enterprise Asset Management macht sich auf zwei Ebenen positiv bemerkbar: auf Ebene des Master Data Managements selbst und auf Ebene des Asset Managements.
Mit Blick auf das Stammdatenmanagement trägt die Lösung von Utopia dazu bei, dass der Managementprozess effektiver und effizienter läuft. Zudem wird so garantiert, dass die Datenbasis stets von hoher Qualität ist und allen Compliance-Anforderungen entspricht.
Diese Datenbasis ist dann wiederum der Garant für ein effektiveres, effizienteres und Compliance-konformes Asset- und Instandhaltungsmanagement. Dazu trägt wesentlich ein Zugewinn an Transparenz bei: Mit ein paar Klicks ist erkennbar, welche Assets im Unternehmen vorhanden sind und wo sie sich befinden, welche Spezifikationen sie aufweisen und auf welche Weise die Instandhaltung erfolgen soll. Diese Transparenz führt wiederum zu einer Reihe von positiven Effekten:
- Steigerung der OEE von Assets durch höhere Verfügbarkeit, höhere Leistung und höhere Qualität
- Reduzierung der Asset-Management-Prozess-Kosten durch weitere Prozessautomatisierung und Beseitigung von Verschwendungen
- Reduzierung der Kosten für Ersatzteile durch ein optimiertes MRO-Management samt MRO-Forecast
- Beseitigung von nicht genutzten Assets
- Erhöhung der Sicherheit für die Mitarbeiter durch transparente Dokumentation und Darstellung von Änderungen
