Fachartikel: SAP Best Practice in der Instandhaltung
SAP integriert Best Practice in seine ERP-Suite SAP S/4HANA. Diese vorkonfigurierten Prozessdefinitionen, Testskripte und Beispieldaten helfen Unternehmen, SAP S/4HANA effizient einzusetzen und das Implementierungsrisiko zu minimieren.
Autor: Michael Zangl, Business Development Manager bei der Orianda Solutions AG
«(besonders in Wirtschaft und Politik) bestmögliche [bereits erprobte] Methode, Massnahme o. Ä. zur Durchführung, Umsetzung von etwas» – so definiert der Duden den Begriff «Best Practice». Dass Unternehmen an solchen Best Practice Prozessen sehr interessiert sind, ist kein Wunder. Schliesslich sind sie wie Computerspiel-Cheats eine Abkürzung zum Erfolg. Nur eben im echten Leben. Und wer als Anbieter von Produkten oder Dienstleistungen Best Practice im Portfolio hat, wertet damit seine Leistung unmittelbar auf.
Das hat längst auch SAP erkannt und kombiniert die ERP-Suite SAP S/4HANA deshalb mit SAP Best Practice Prozessen. Diese sind eine von drei Komponenten von SAP Activate – einer Methode zur Implementierung von SAP S/4HANA. Grundsätzlich umfasst SAP Best Practice vorkonfigurierte Prozessdefinitionen, Testskripte und Beispieldaten. Damit geben sie Auskunft darüber, wie Geschäftsprozesse in SAP S/4HANA optimal abgebildet werden, und ermöglichen es, die Standard-Funktionen schneller zu verstehen und zu testen. Unternehmen sollen so in die Lage versetzt werden, mit SAP S/4HANA das beste Ergebnis zu erhalten und das Umsetzungsrisiko zu verringern. Gerade angesichts der Vielzahl an Technologien und damit auch Möglichkeiten, die SAP bietet, erleichtert SAP Best Practice zudem die Orientierung.
Zehn Best-Practice-Prozesse, neun Phasen
Für die Instandhaltung bietet SAP zehn Best-Practice-Prozesse an, die sich alle auf die operative Instandhaltung beziehen. Allerdings sind nur fünf der zehn Prozesse aktuell und nutzen die neuesten Funktionen von SAP S/4HANA. Die übrigen fünf Prozesse verweisen auf Funktionen, die in SAP ERP (SAP ECC 6.0) verfügbar sind, aber hinsichtlich des User Interfaces nicht dem neuesten Stand entsprechen. Wer also SAP S/4HANA im Einsatz hat oder einführt, sollte sich auf folgende Prozesse fokussieren:
- Maintenance Resource Scheduling
- Proactive Maintenance
- Reactive Maintenance
- Improvement Maintenance
- Operational and Overhead Maintenance
Technisch abgebildet werden diese Prozesse in den Komponenten SAP S/4HANA Maintenance Management sowie SAP S/4HANA Asset Management for Resource Scheduling und nutzen dabei die neuesten Funktionen, die seit dem Release 2021 Q3 verfügbar sind.
Basis für die Definition der fünf Prozesse ist das 9-Phasen-Modell von SAP, das den gesamten Instandhaltungsprozess in neun Phasen unterteilt:
- Initiierung des Prozesses durch die Erstellung eines Instandhaltungsbedarfs
- Überprüfung der Instandhaltungsbedarfe
- Erstellung des Auftrags und Planung der Durchführung
- Genehmigung des geplanten Auftrags
- Vorbereitung der Durchführung
- Zuweisung von Personen und zeitliche Einplanung
- Durchführung und Rückmeldung durch die Instandhaltung
- Nacharbeiten durch die Instandhaltung
- Technischer und finanzieller Abschluss
Für die Abwicklung der neun Phasen beziehungsweise die Ausführung der fünf Prozesse stellt SAP via Best Practice Fiori-basierte Apps bereit. Diese sind auf die unterschiedlichen Rollen in der Instandhaltung zugeschnitten – etwa Instandhaltungstechniker oder Instandhaltungsplaner – und laufen auch auf Mobilgeräten. Die gesamte operative Instandhaltung kann also über eine benutzerfreundliche Oberfläche abgewickelt werden. Zudem berücksichtigen die Best Practice Prozesse auch die Integration der Logistik und von externen Dienstleistern.
Von den Best Practice Prozessen werden ausserdem diese neuen Funktionen beschrieben:
- Kapazitäts- und Ressourceneinsatzplanung mit RSH
- Planungsmappen für die Abbildung von Instandhaltungsintervallen
- Ausführungsphase, um Haupttätigkeiten von vor- und nachgelagerten Arbeiten zu unterscheiden
- Lean-Service-Prozess für die Beauftragung und Abwicklung externer Dienstleistungen
SAP Best Practice nur der Startpunkt
Wer für seine Prozesse SAP Best Practice nutzen möchte, hat dazu zwei Möglichkeiten: Entweder er nutzt die von SAP bereitgestellte Dokumentation, um die Prozesse selbst zu konfigurieren und zu testen. Oder er spielt den von SAP bereitgestellten Best Practice Content einfach auf seinem System ein. Im letzteren Fall werden das Grund-Customizing sowie Testdaten in das System importiert, was die weitere Umsetzung des Prozesses erleichtert.
Nach unserer Erfahrung sollten die vorkonfigurierten Prozesse immer nur der Startpunkt sein. Denn zum einen geht Best Practice von einem Standard aus, der gewissermassen auf die Anforderungen eines idealtypischen Unternehmens mit einer idealtypischen Instandhaltung optimiert ist. In der Realität wird das so in seltenen Fällen voll und ganz zutreffen. Insofern sind Anpassungen an Details fast immer ratsam. Zum anderen berücksichtigen Best Practice Prozesse viele hilfreiche Funktionen nicht, die SAP S/4HANA bereitstellt. Dazu zählen zum Beispiel Checklisten, die Freischaltabwicklung, die Kollaboration in der Instandhaltung und die mittel- sowie langfristige Instandhaltungsplanung.
Unternehmen, die mit SAP S/4HANA ihre Instandhaltung unterstützen wollen, sollten daher zusätzlich zu Best Practice auf die Erfahrung und das Know-how eines externen Partners zurückgreifen. Der kennt sich sowohl mit den fachlichen Aspekten der Instandhaltung als auch mit den Möglichkeiten (und Limitierungen) von SAP S/4HANA und ergänzenden SAP-Lösungen aus und kann so den von den Best Practice Prozessen vorgeschlagenen Standard an die individuellen Anforderungen anpassen. Wichtig ist aus unserer Sicht, dass der Partner selbst über konkrete Praxiserfahrung mit den jeweiligen Prozessen verfügt und ein Anwenderunternehmen aktiv dabei berät, wie es die Funktionen am besten für sich einsetzt – um einen maximalen Mehrwert zu erzielen.