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Mobile Instandhaltung: Mit digitalen Checklisten Prozesse beschleunigen

Checklisten sind aus der Instandhaltung nicht wegzudenken; sie begleiten den gesamten Instandhaltungsprozess: Im Rahmen der Vorbereitung sorgen sie dafür, dass alle erforderlichen Dokumente, Werkzeuge und Hilfsmittel beisammen sind, sämtliche Vorkehrungen getroffen wurden – beispielsweise, dass Zugangsberechtigungen für sensible Bereiche vorliegen – und die sicherheitsrelevanten Aspekte beachtet wurden.

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Bei der Ausführung helfen sie dem Instandhaltungsmitarbeiter, alle Schritte in der richtigen Reihenfolge zu durchlaufen, um Wartungen effizient durchzuführen und Störungen an technischen Anlagen schnell zu finden. Und schliesslich dienen Checklisten in Form von Prüf- und Messprotokollen dazu, die Instandhaltungsmassnahme und die Ergebnisse zu dokumentieren. Für diesen umfangreichen Einsatz von Checklisten gibt es drei Gründe. Erstens sollen sie zu einer hohen Effektivität, Effizienz und Qualität des Instandhaltungsprozesses beitragen. Wenn ein Mitarbeiter erst an der Maschine merkt, dass ihm ein Werkzeug oder ein Ersatzteil fehlt, bedeutet das einen unnötigen Aufwand – zudem steht das Asset länger still als nötig. Zweitens geht es um die Sicherheit der eigenen Mitarbeiter. Und drittens ist die Dokumentation bestimmter Sachverhalte mithilfe von Checklisten rechtlich verpflichtend. Bemerkenswert ist angesichts dieser Relevanz, wie ein grosser Teil der Unternehmen den Umgang nach wie vor handhabt: mit Klemmbrett, Stift und Papier.

Analoge Checklisten: ineffizient und fehleranfällig

Dabei sind mit solchen analog geführten Checklisten zahlreiche Nachteile verbunden. Vor allem verursachen sie einen hohen Aufwand und sind dazu noch fehleranfällig: Mitarbeiter erhalten Checklisten auf Papier an einer zentralen Stelle und legen sie dort wieder ab. Die Dokumente werden dann eventuell eingescannt. Vielleicht werden die erfassten Daten auch in eine Excel-Liste oder in ein IT-System übertragen, damit sie ausgewertet werden können. Und bei Audits müssen die benötigten Checklisten erst wieder aufwendig gesucht werden. Dass dabei Checklisten häufig gar nicht oder falsch ausgefüllt werden und dass bei der Erfassung der Daten oder deren Übertragung Fehler passieren, ist nicht besonders verwunderlich. Hinzu kommt, dass papierbasierte Checklisten keine Kontrolle über die Prozesse bieten: Ein Mitarbeiter kann beispielsweise eine Checkliste zur Arbeitssicherheit auch erst dann ausfüllen, wenn er die Massnahme längst erledigt hat.

Digitale Checklisten: effizient und verlässlich

All diese Nachteile lassen sich mit digitalen Checklisten vermeiden. Die Instandhaltungsmitarbeiter greifen auf die jeweiligen Dokumente von überall mit ihren mobilen Endgeräten – wie Handhelds oder industrietaugliche Smartphones – zu und füllen sie mit ein paar Klicks aus. Der Aufwand sinkt dadurch erheblich, die Anzahl der Fehler ebenso. Wie sehr es auf eine hohe Effizienz in der Instandhaltung ankommt, zeigt auch unsere Studie „Instandhaltung 4.0“: 67 Prozent der Befragten erwarten von digitalen Technologien, dass sie dazu beitragen, administrative Prozesse zu reduzieren. 62 Prozent wollen mit ihnen Ressourcen optimieren. Und für 61 Prozent ist die bessere Dokumentation der Arbeitsabläufe wichtig. Mithilfe von digitalen Checklisten wird ausserdem eine Prozesssteuerung und Prozesskontrolle möglich. Um das Beispiel von oben aufzugreifen: Erst wenn die Sicherheitscheckliste vollständig bearbeitet wurde, kann der Mitarbeiter auf die nächste Checkliste zugreifen und mit der Arbeit beginnen.

Doch wie sollten Unternehmen bei der Umstellung von analogen auf digitale Checklisten vorgehen? Schliesslich lassen sich die papierbasierten Abläufe nicht eins zu eins in digitale Prozesse verwandeln. Wie empfehlen die Orientierung an den drei Schritten „Analyse der Ist-Situation“, „Definition der Ziele“ sowie „Auswahl der Technologie“.

Schritt 1: Analyse der Ist-Situation

Bevor es um die Einführung von Technologie geht, muss zunächst einmal die Ist-Situation genau analysiert werden. Die Beantwortung folgender Fragen hilft dabei, ein klares Gesamtbild zu erhalten:

  • Für welche Zwecke in welchen Prozessen werden aktuell Checklisten eingesetzt?
  • Aus welchen Gründen erfolgt der Einsatz – Effektivität (zum Beispiel Auffinden des Fehlers und Ableitung der richtigen Folgemassnahme), Effizienz (zum Beispiel rasche Arbeit), Qualität (zum Beispiel Wirksamkeit der ergriffenen Folgemassnahme), Sicherheit, rechtliche Vorgaben?
  • In welcher Art und Weise werden die Ergebnisse aus der Checkliste weiterverarbeitet bzw. für Folgeprozesse verwendet?
  • In welcher Weise werden die Checklisten bearbeitet: Ablauf, Anzahl, Umfang, Zeiteinsatz, Fehlerquote?
  • Wie ist der Aufwand und die User Experience bei der Erstellung der Checklisten?
  • Wie ist der Aufwand und die User Experience beim Ausfüllen der Checklisten?
  • Wie ist der Aufwand und die User Experience beim Archivieren der Dokumente und bei der Übertragung der Daten?

Schritt 2: Definition der Ziele

Antworten auf diese Fragen sind die Basis, um passende Ziele und Strategien für die Einführung von digitalen Checklisten abzuleiten. Ein Beispiel: Dient eine Checkliste lediglich als rechtlich erforderlicher Nachweis, müssen die erfassten Daten nicht systematisch auswertbar sein. In diesem Fall genügt eine vergleichsweise einfache Technologie – etwa ein interaktives PDF-Dokument. Sollen über eine Checkliste aber zum Beispiel auch nachfolgende Prozesse angestossen werden, müssen Informationen über den Vorgang registriert und an das ERP-System übermittelt werden. Dadurch kann zum Beispiel veranlasst werden, dass die Maschine, an der eine Massnahme durchgeführt wurde, erst einmal nur mit der Hälfte der Leistung produziert – so lange, bis das zunächst provisorisch instandgesetzte Teil ausgetauscht wurde. Vielleicht sollen die Inhalte bestimmter Checklisten-Typen auch dazu dienen, einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) für die Instandhaltung zu etablieren. Dann müssten die erfassten Daten mit mathematischen Verfahren analysierbar sein.

In der Regel werden mit den unterschiedlichen Checklisten unterschiedliche Ziele verfolgt. Unternehmen stehen damit vor der Frage, ob sie Checklisten mithilfe unterschiedlicher Technologien abbilden oder ob sie sich für eine Technologie entscheiden, die sämtliche Anforderungen erfüllt.

Schritt 3: Auswahl der Technologie

Ein sehr einfaches Szenario für den Einsatz digitaler Checklisten ist es, interaktive PDF-Dokumente auf einer Collaboration-Plattform wie SharePoint abzulegen. Auswertungen lassen sich damit allerdings kaum realisieren. Das gelingt mit Online-Tools, die Checklisten auf einer Weboberfläche darstellen – ähnlich wie bei Online-Befragungen. Dabei besteht aber keine Integration in die Instandhaltungsprozesse. Wer eine enge Verzahnung verwirklichen möchte, sollte daher Lösungen nutzen, die in das ERP-System integriert sind. So führt dann zum Beispiel ein Klick auf das Smartphone dazu, dass die Produktion automatisch über die temporäre Minderleistung einer Maschine informiert und ein Ticket für den Austausch geöffnet wird.

Neben dem funktionalen Zweck von Checklisten kommt es bei der Auswahl der Technologie auch sehr auf die User Experience an: beim Erstellen, beim Ausfüllen und beim Dokumentieren. Nur wenn die beteiligten Mitarbeiter in der Lage sind, die Technologie intuitiv und komfortabel zu nutzen, wird deren Einführung zum Erfolg. Was das konkret bedeutet, hängt sehr vom Einzelfall ab: Für die Erstellung von Checklisten kann es etwa ein Vorteil sein, wenn sich Checklisten kopieren und dann anpassen lassen. Müssen Checklisten ausgefüllt werden, während der Mitarbeiter unter der Maschine liegt, ist ein Sprachassistent eine grosse Hilfe.

Schliesslich lohnt sich auch noch ein Blick in die Zukunft. Sprachbasierte Interfaces waren noch vor ein paar Jahren eher eine Vision, mittlerweile sind sie im Alltag angekommen. Ähnlich könnten sich AR- und VR-Technologien entwickeln. Mitarbeitern in der Instandhaltung werden die Checklisten dann vielleicht auf einer Datenbrille angezeigt. Und wenn Maschinen und Anlagen immer mehr mit Sensoren und Kommunikationstechnologien ausgestattet sind, kann der Mensch sich auf die wesentlichen Tätigkeiten in der Instandhaltung fokussieren: weil vorgenommene Arbeiten erkannt und direkt samt den Ergebnissen vom Asset in der Checkliste dokumentiert werden. All das setzt voraus, dass die ausgewählte Lösung für die Digitalisierung von Checklisten mit solch innovativen Technologien interagieren kann.

Change Management: Unverzichtbar für den Erfolg

Nicht nur, um solche Anforderungen zu identifizieren, ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden. Change Management sorgt auch für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Diese stehen Veränderungen meistens eher skeptisch gegenüber – insbesondere, wenn es um Technologien und Datenerfassung geht. Können sie sich von Beginn an einbringen und werden ihre Vorbehalte diskutiert, trägt das zu einem Abbau von Vorbehalten bei. Ein weiterer positiver Effekt von Change Management: Key User machen sich früh mit den neuen Technologien vertraut, können das Wissen in die Organisation tragen und bei Fragen unterstützen.

Typische Herausforderungen: Stammdaten und Rechtskonformität

Für die Digitalisierung sind einheitliche Stammdaten und ein systematisches Stammdatenmanagement das A und O. Denn erst so kann sichergestellt werden, dass Daten entlang des gesamten digitalen Prozesses korrekt übermittelt werden. In vielen Unternehmen besteht hinsichtlich der Stammdaten allerdings noch ein erheblicher Nachholbedarf. In den ERP-Systemen ist fast immer nur ein kleiner Teil sauber angelegt – weil in der analogen Welt nicht mehr erforderlich war.

Wichtig ist auch, für einen rechtskonformen Einsatz der digitalen Checklisten zu sorgen. Das betrifft neben der Archivierung vor allem die zweifelsfreie und unveränderbare Zuweisung zu einem Verantwortlichen. Bei papierbasierten Checklisten hat dafür eine Unterschrift genügt. Bei digitalen Checklisten muss eine digitale Signatur eingesetzt werden. Hier stehen unterschiedliche Verfahren für die Identifizierung einer Person und die Verifizierung zur Verfügung. Welches zum Einsatz kommt, hängt sehr vom Zweck und den rechtlichen Vorgaben ab.

 

Fabian Sommer

Business Development Manager

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