Fachartikel: Digitale Ressourceneinsatzplanung - Antwort auf den Fachkräftemangel in der Instandhaltung
Das Finden qualifizierter Mitarbeitender gehört zu den grössten Herausforderungen in Unternehmen. Wie sich eine digitale Ressourceneinsatzplanung im SAP-Umfeld realisieren lässt, stellen wir anhand von drei konkreten Lösungen im Fachartikel vor.
Digitale Ressourceneinsatzplanung
Autor:innen: Patric Leßmann (Senior Consultant) | Kerstin Schröer (Senior Consultant) | Christian Warejko (Professional Consultant)
Als wir 2017 eine Studie zur Instandhaltung in Industrieunternehmen durchgeführt haben, fragten wir die Teilnehmerinnen und Teilnehmer unter anderem nach ihren grössten Herausforderungen im Berufsleben. 59 Prozent nannten das „Finden qualifizierter Mitarbeiter“, 47 Prozent die „Wissenssicherung“, die aufgrund der Fluktuation erforderlich ist. Verbessert hat sich die Situation seitdem nicht, wie beispielsweise der EAM Trend Report 2022 des Softwareanbieters IFS Ultimo zeigt: Auf die Frage, welche internen Faktoren im vergangenen Jahr die meisten Turbulenzen verursacht haben, gaben 53 Prozent der Teilnehmerinnen und Teilnehmer an: „Schwierigkeiten bei der Rekrutierung erfahrener Mitarbeiter“.
Wie erheblich die Herausforderung ist, wird am Beispiel der ÖBB-Infrastruktur AG deutlich. Im Geschäftsbericht von 2018 teilte das Unternehmen mit, dass etwa ein Viertel der Belegschaft altersbedingt ausscheidet und in den nächsten Jahren rund 7.300 Mitarbeitende eingestellt werden sollen. Aufgrund des generell akuten Fachkräftemangels ist das ein ambitioniertes Vorhaben.
Drei Lösungen für die Ressourceneinsatzplanung im SAP-Umfeld
Vor diesem Hintergrund bestehen die zwei grössten Aufgaben darin, verlorenes Know-how zu kompensieren und Prozesse effizienter zu gestalten, um so aktuelle und künftige Engpässe auszugleichen. Die digitale Ressourceneinsatzplanung spielt dabei eine entscheidende Rolle. Denn damit ist es möglich, Planungsvorschläge zu erzeugen, die einen möglichst optimalen Match von Mitarbeitenden und Anforderungen aufweisen. Hinzu kommt, dass eine integrierte Lösung neben der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden auch deren Qualifikationen berücksichtigt. Darüber hinaus ist es angesichts einer dünner werdenden Personaldecke unabdingbar, vermeidbare Fehler auszuschliessen. Dies gelingt, indem die von integrierten Lösungen realisierte Datentransparenz genutzt wird, um unnötige Inkonsistenzen durch Systembrüche, zu vermeiden.
Wie sich eine digitale Ressourceneinsatzplanung im SAP-Umfeld realisieren lässt, stellen wir anhand von drei konkreten Lösungen vor.
SAP RSH: Integrierte Planung und Überwachung der Kapazitäten von Teams
SAP S/4HANA Asset Management for resource scheduling (SAP RSH) ist eine Lösung für das Instandhaltungsmanagement, die als Teil des Cores von SAP S/4HANA keine zusätzlichen Installationen und Schnittstellen erfordert. Mit SAP RSH lassen sich Instandhaltungsaufwände analysieren und mit den verfügbaren Kapazitäten auf Ebene von Teams und Arbeitsplätzen abgleichen. Das gewährleistet einen optimalen Einsatz der verfügbaren Ressourcen. Da Planungsentwürfe simuliert werden können, sind die Planerinnen und Planern in der Lage, frühzeitig etwaige Engpässe zu erkennen, um sicherzustellen, dass alle Bedarfe berücksichtigt werden können. Mit der integrierten tagesscharfen Pflege der Arbeitsplatzkapazitäten lassen sich ad hoc die tatsächlich verfügbaren Ressourcen abbilden.
Ein grafisches Gantt-Diagramm, welches zeitliche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Tätigkeiten darstellt, erleichtert es, die Planung zu verstehen und zu optimieren. Im Rahmen dessen kann die Zuweisung von Vorgängen und Aufträgen intuitiv über eine Drag-and-Drop-Funktion ausgeführt werden. Die Lösung unterstützt unterschiedliche Businessobjekte als Bedarfsquellen (SAP PM, SAP CS, SAP PS) und ermöglicht eine personenscharfe Zuordnung.
SAP FSM: End-to-End-Planung und Optimierung von Außendienstprozessen
SAP Field Service Management (FSM) ist eine cloudbasierte Lösung, die Unternehmen bei der Planung, Steuerung und Optimierung ihrer Aussendienstprozesse unterstützt. Die manuelle Einsatzplanung lässt sich mit SAP FSM einfach über eine Drag-and-Drop-Funktion ausführen und ist mit hilfreichen Möglichkeiten für häufig vorkommende Umplanungsszenarien ausgestattet. Die automatisierte Planungsfunktion, einschliesslich Planungshilfen und vollautomatischer Planung und Zuweisung von Einsätzen, beschleunigt den Planungsprozess. Um die Einsätze auf Personenebene zu planen, können unterschiedliche Businessobjekte als Bedarfsquellen (beispielsweise aus den Modulen SAP CS, SAP PM, SAP HCM) genutzt werden.
Ein wichtiger Bestandteil von SAP FSM ist zudem das Skill Management. Sind beispielsweise bestimmte Aus- und Weiterbildungen für einen Einsatz notwendig, ermöglicht das Skill Management einen automatisierten Abgleich mit den jeweiligen Mitarbeiterfähigkeiten. Unter zusätzlicher Berücksichtigung von Standort- und Verfügbarkeitsdaten schlägt FSM eine passende Ressource für den Einsatz vor.
Vorteilhaft ist auch die Integration von externen Technikerinnen und Technikern. Kann ein Instandhaltungseinsatz wegen mangelnder Zeit oder fehlender Qualifikation nicht durch eine interne Ressource abgedeckt werden, wird dieser Einsatz über eine Portallösung zur externen Bearbeitung freigegeben. Dieser Prozess ist in die Ressourceneinsatzplanung integriert, womit die Transparenz entlang des gesamten Prozesses gewährleistet wird.
DIVCON dynamicSCHEDULING: Mittelfristige Optimierung und kurzfristige Planung
DIVCON dynamicSCHEDULING ist eine ganzheitliche Lösung, die durch SAP zertifiziert und als Add-on direkt in SAP ECC oder SAP S/4HANA integriert ist. Sie ermöglicht mit dem Modul dynamicCAPACITY eine mittelfristige Optimierung der Team- und Arbeitsplatzauslastung mit einer übersichtlichen Gegenüberstellung der Bedarfe und des Kapazitätsangebots der Instandhaltungsteams. Das Modul dynamicPLANNING optimiert die kurzfristige Disposition von einzelnen Ressourcen zu den Bedarfen in Bezug auf Auslastung, Qualifikationen und Standort.
Eine grafische Plantafel sorgt für eine übersichtliche Visualisierung der Einsätze, die entweder vollautomatisch von der Lösung oder teilunterstützt durch die Disponentin oder den Disponenten eingeplant werden. Dabei greift die Lösung direkt auf unterschiedliche Businessobjekte als Bedarfsquellen für Einsätze oder zu verplanende Ressourcen zu (unter anderem aus den Modulen SAP PM, SAP CS, SAP PS sowie SAP HCM).
Die Möglichkeit, Aufträge automatisiert zu planen sowie Anlagenstillstände im Voraus zu planen, machen DIVCON dynamicSCHEDULING zu einer ganzheitlichen Lösung.
Die richtige Lösung für sich finden
Jede der Lösungen bietet umfassende Möglichkeiten, um dem Missverhältnis von Ressourcen und Bedarfen in der Instandhaltung entgegenzuwirken. SAP RSH unterstützt dabei insbesondere die Langfristplanung von Ressourcen, während SAP FSM auf die Mittel- und Kurzfristplanung von Einsätzen im Aussendienst ausgerichtet ist. DIVCON dynamicSCHEDULING bietet eine ganzheitliche Lösung für die Ressourceneinsatzplanung, indem die Software sowohl die Mittelfristoptimierung der Team- und Arbeitsplatzauslastung als auch die kurzfristige Disposition von Bedarfen zu den optimalen Ressourcen unterstützt.
Um zeitnah eine individuell passende Lösung finden und einführen zu können, sollten Unternehmen ihre spezifischen Anforderungen identifizieren, dann eine Roadmap mit Blick auf das Ganze erstellen, um schliesslich eine Lösung zu wählen, die heute alle Anforderungen erfüllt und auch morgen zur individuellen Situation passt. Die Zeit ist dabei ein entscheidender Faktor: Je schneller Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die immer grösser werdende Kompetenzlücke zu schließen, desto wahrscheinlicher lässt sich ein Wettbewerbsvorteil sichern.