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SAP Materials Management: So viele Ersatzteile wie nötig, so wenig wie möglich

Die Beschaffung – bzw. der Einkauf – ist ein zentraler Schritt im Wertschöpfungsprozess. In fast jedem grösseren Unternehmen ist eine eigene Abteilung damit befasst, den Bedarf der übrigen Fachbereiche an Produkten und Dienstleitungen zu decken. Die Kunst besteht dabei darin, die richtige Balance zwischen Kosten, Qualität und Verfügbarkeit zu finden.

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Bei den Ersatzteilen, die für die Instandhaltung von technischen Anlagen benötigt werden, gelten dabei ganz eigene Regeln. Das liegt vor allem daran, dass ihr Einsatz nur in Bezug auf geplante Wartungsmassnahmen prognostizierbar ist. Unternehmen können hier für die unterschiedlichen Teile optimale Beschaffungsstrategien verfolgen: Mal lohnt es sich, nur ein Exemplar eines Ersatzteils kurzfristig zu ordern, um so nicht unnötig Kapital zu binden. Mal ist es besser, eine hohe Stückzahl zu bestellen, weil sich so ein hoher Rabatt realisieren lässt. Allerdings ist es im Moment noch nicht möglich, sämtliche ungeplanten Defekte an technischen Anlagen auszuschließen – auch wenn sich hier durch Condition und Predictive Maintenance einiges tut. Derzeit kommt es immer noch zu ungeplanten Ausfällen. Und auf die sollten Unternehmen vorbereitet sein. Konkret: Sie sollten erfolgskritische Ersatzteile immer vorrätig haben. Denn können Maschinen oder Anlagen aufgrund fehlender Teile nicht instandgesetzt werden, kann das erhebliche Folgen haben.

Ersatzteile binden Kapital

Unternehmen könnten vor diesem Hintergrund dazu tendieren, einfach alle erfolgskritischen Ersatzteile in ausreichender Anzahl vorzuhalten. Bei einigen Teilen ist das sicher auch der richtige Weg – beispielsweise bei günstigen Gummidichtungen, die im Lager nicht viel Platz beanspruchen. Viele Ersatzteile sind aber nicht günstig, sondern enorm kostenintensiv. Oder sie nehmen sehr viel Raum in Anspruch. Oder beides. Und schliesslich: Anders als bei Teilen, die verlässlich im vom Unternehmen hergestellten Produkt verbaut werden, ist bei Ersatzteilen nicht einmal sicher, dass sie jemals benötigt werden. Es kann also passieren, dass für einen speziellen Motor eine hohe Investition anfällt, der Motor dann fünf Jahre im Lager aufbewahrt wird, um für einen Bruchteil des ursprünglichen Preises weiterverkauft zu werden – weil die Maschine, für die der Motor gedacht war, ausgemustert wurde. Bei einigen Ersatzteilen kommt hinzu, dass sie nicht ewig halten – die Gummidichtungen können zum Beispiel porös werden. In manchen Fällen müssen Ersatzteile dann entsorgt werden, in anderen Fällen muss zumindest geprüft werden, ob ein Einsatz noch infrage kommt. All das führt zu einer hohen Kapitalbindung und darüber hinaus zu Ausgaben, die eventuell noch nicht einmal nötig gewesen wären. «Last but not least» ist auch die Beschaffungszeit von Ersatzteilen ein kritischer Faktor. Nicht jedes Ersatzteil ist innerhalb von wenigen Stunden verfügbar, einzelne müssen gegebenenfalls sogar speziell gefertigt werden.

Das Management von Ersatzteilen ist daher eine äusserst anspruchsvolle Aufgabe, bei der eine ganze Reihe von Faktoren bedacht und ins Gleichgewicht gebracht werden müssen. Damit das optimal gelingen kann, müssen Beschaffung und Instandhaltung eng miteinander verzahnt werden. Für die Mitarbeiter in der Beschaffung wird so ersichtlich, welche Bedarfe in der Instandhaltung bestehen. Zumindest für geplante Instandhaltungen ist ausserdem klar, wann die Teile benötigt werden. Die Mitarbeiter in der Instandhaltung erkennen in Echtzeit, welche Ersatzteile im Lager vorrätig sind oder wann mit ihrem Eingang gerechnet werden kann. Realisieren lässt sich das mithilfe von SAP Materials Management (SAP MM), das ein Modul von SAP ERP bzw. SAP S/4HANA ist.

Was ist SAP Materials Management?

SAP Materials Management stellt alle Prozesse für die Materialverwaltung, die Materialdisposition, die Beschaffung und die Bestandsführung bzw. Lagerung zur Verfügung. Dabei lassen sich mit der Lösung alle Produkte und Dienstleistungen transparent verwalten, die ein Unternehmen entlang des gesamten Wertschöpfungsprozesses benötigt. Das umfasst sowohl die Maschinen und Anlagen als auch die Ersatzteile. In Kombination mit SAP Plant Maintenance (SAP PM) lassen sich Szenarien realisieren, die voll auf die Instandhaltung und die Beschaffung von Ersatzeilen ausgerichtet sind.

  • Standardfunktionalitäten der Materialwirtschaft
    • Funktionen zur bedarfs- oder verbrauchsgesteuerten Disposition, Einkaufsabwicklung und Bestandsführung von Ersatzteilen
      • Automatische Berechnung von Losgrössen und Sicherheitsbestände
      • Prognosen von Losgrössen und Sicherheitsbestände
    • Funktionen für das Lieferantenmanagement und die Dienstleistungsabwicklung
    • (Unterstützung durch mobile Anwendungen – etwa durch SAP Fiori)
  • Abbildung von Ersatzteilen als Materialstämme – mit unterschiedlichen Einstellungen für Disposition und Einkaufsabwicklung je nach Ersatzteilart
    • Für Reserveteile:
      Reserveteile werden für bestimmte kritische und hochwertige Komponenten im Lager als Reserve vorgehalten, um diese Teile bei einem Ausfall umgehend ersetzen zu können. In bestimmten Fällen müssen intakte Reserveteile auch aufgrund gesetzlicher Vorschriften in bestimmten Mengen vorrätig sein.
      Reserveteile können vielfach nach Defekt oder Abnutzung aufgearbeitet werden, um dann erneut als Ersatzteile zur Verfügung zu stehen.
    • Für Verbrauchsteile:
      Ersatzteile, die aufgrund ihrer Konzeption bei der Nutzung verbraucht werden und in der Regel nicht wirtschaftlich sinnvoll instandgesetzt werden können
    • Für Kleinteile und Betriebsmittel:
      Ersatzteile, die allgemein verwendbar, vorwiegend genormt und von geringem Einzelwert sind
  • Abbildung von Lieferanten- und Beschaffungsstammdaten (z.B. Rahmenverträge, Infosätze)
  • Abbildung von strukturellen Besonderheiten der Bestandsführung in der Instand-haltung – beispielsweise eine instandhaltungsnahe Lagerung oder mobile Lagerorte
  • Funktionalitäten, um Maschinen und Anlagen mit Ersatzteilen zu verknüpfen, sodass die korrekten Ersatzteile pro Asset identifiziert werden können
  • Abbildung der Werteflüsse zwischen Materialwirtschaft und Instandhaltung
  • Funktionen für die eindeutige Identifizierung und lückenlose Rückverfolgung von Komponenten mithilfe von Serialisierung oder Chargenführung samt Historie der Verwendung
  • Abbildung von Verfügbarkeitsinformationen für die Instandhaltung unter Berücksichtigung von geplanten Zugängen und Entnahmen
  • Abbildung von Bedarfsinformationen (Reservierungen) aus Instandhaltungsaufträgen für die Disposition und den Einkauf
  • Funktionen für die Abwicklung des Aufarbeitungsprozesses

Sinnvolle Ergänzung: Der Stücklistengenerator von Orianda

Als Ergänzung von SAP MM und SAP PM hat Orianda den Stücklistengenerator entwickelt. Dieser setzt bei der Herausforderung vieler Unternehmen an, für einzelne Maschinen und Anlagen die richtigen Ersatzteile zu identifizieren. Schwierig ist das, weil die Hersteller nur selten Dokumentationen zur Verfügung stellen, die für die Instandhaltung geeignete Stücklisten enthalten. Der Stücklistengenerator erstellt deshalb sukzessive für die einzelnen Assets Stücklisten. Basis dafür sind Materialbuchungen, die im Rahmen von Instandhaltungsmassnahmen durchgeführt werden.

Welcher Nutzen lässt sich mit SAP Materials Management realisieren?

Mit SAP Materials Management und mit der Anbindung an SAP Plant Maintenance erhöhen Unternehmen die Transparenz ihres Ersatzteilmanagements erheblich. Damit sind fundierte Entscheidungen zur Beschaffung möglich. In der Folge werden so viele Ersatzteile eingekauft, wie wirklich nötig sind. Aber so wenig, wie möglich. Damit ist auf der einen Seite sichergestellt, dass Maschinen und Anlagen auch bei einem Defekt schnell wieder einsatzbereit sind. Auf der anderen Seite werden die Kosten optimiert.

Fabian Sommer

Business Development Manager

Telefon: +41 71 669 33 50 
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