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Instandhaltung: Potenziale heben mit integrierter digitaler Ressourcenplanung und mobilen Anwendungen

Bei der Planung und Ausführung von Instandhaltungsmassnahmen und Serviceleistungen arbeiten viele Unternehmen noch papierbasiert oder mit nicht integrierten Insel-Lösungen. Dabei hat eine integrierte digitale Ressourcenplanung und die Nutzung mobiler Anwendungen enormes Potenzial.

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Digitale Ressourcenplanung

Egal, welche Arbeiten anstehen: Bevor ein Techniker tätig wird, startet erst einmal die Personaleinsatzplanung. Hierbei berücksichtigt der Instandhaltungsplaner, welche Fertigungshilfsmittel, wie Werkzeuge oder Fahrzeuge, erforderlich sind und welche Qualifikationen ein Mitarbeitender aufweisen muss. Ganz ähnlich sieht es aus, wenn ein Service-Techniker zum Einsatz beim Kunden geschickt wird.

In beiden Fällen muss der Disponent die verfügbaren Kollegen identifizieren und zuordnen – und dabei zig Parameter berücksichtigen. Viele Unternehmen verwenden dafür noch Papierlisten, Microsoft Excel oder Access. Der Pflegeaufwand ist hoch, die Datenhaltung oft redundant und bereits bestehende HR-Daten lassen sich nicht integriert nutzen. Andere Unternehmen verlassen sich allein auf die „Bordmittel“ in ihrem ERP, vor allem auf SAP Plant Maintenance (PM) und das Modul Customer Service (CS). Aber auch hier muss der Disponent „von Hand“ und mit deutlichem Aufwand auf viele verstreute Informationen zurückgreifen und sie selbst zu einem stimmigen Bild zusammensetzen.

Dabei gibt es hochintegrierte Lösungen, die die Personaleinsatzplanung (teil-)automatisiert auf Basis aller Daten steuern und frühzeitig Probleme (zum Beispiel personelle Engpässe) erkennen. So können die Verantwortlichen rechtzeitig reagieren. Zudem nimmt der Planungsaufwand ab, Überstunden und teure Leerlaufzeiten werden reduziert und die Wertschöpfung steigt.

Wer die gesamten Potenziale seiner Mitarbeitenden nutzen und seine Instandhaltung auf das nächsten Level heben möchte, sollte also eine Optimierung beispielsweise mit SAP Multiresource Scheduling (MRS) in Betracht ziehen. MRS geht über die Personaleinsatzplanung hinaus. Es bezieht sämtliche Ressourcen ein, die für die Erledigung einer Aufgabe notwendig sind, und ist für SAP ERP 6.0 und S/4HANA verfügbar.

  • Volle Übersicht: Eine digitale Plantafel ersetzt das Verschieben von Kärtchen und Magneten an der Wand. Auf einer grafischen Oberfläche überblickt der Disponent die offenen Bedarfe, die Auslastung der Ressourcen sowie mögliche Planungskonflikte und kann manuell die Einsätze vormerken. Die Einsatzplantafel zeigt auch die Beziehung zwischen Tätigkeit und Materialverfügbarkeit. Anforderungen an Qualifikation und Werkzeuge werden transparent. Per Drag & Drop kann der Einsatzplaner verfügbare Ressourcen (Personal, Equipment) zuteilen. Die Auftragsplanung kann fix oder dynamisch erfolgen, also verschiebbar innerhalb von definierten Zeitfenstern. Vorbei sind die Zeiten, in denen mit viel manuellem Aufwand der Status auf der Plantafel an ständig aktualisiert werden musste. Jetzt laufen dort die Informationen aus ERP und HR automatisch zusammen.
  • Automatisierung: Egal, auf welchem Wege das System von einem Bedarf erfährt (CRM-Ticketsystem, Service-Portal, automatische Meldung über die Maschine…): Das MRS-System plant gemäss der einmal gemachten Vorgaben die richtige Person zur richtigen Zeit ein – an dem gefragten Ort und mit den passenden Ressourcen. Das erhöht die First Time Fix Rate – und reduziert die Zahl der Einsätze. Der Disponent kann sich nach einer MRS-Einführung zunächst mit Vorschlägen unterstützen lassen und den Automatisierungsgrad schrittweise erhöhen.
  • Routenplanung: Geht es um einen Service-Einsatz, dann hilft eine Kartenintegration (inklusive Zeitvorhersage aufgrund Verkehrssituation) dem Disponenten bei der Entscheidung, welche Ziele in welcher Reihenfolge angefahren werden sollen. Das reduziert deutlich die Wegezeiten.
  • Auch die Mitarbeiter von Subunternehmen sind über das MRS-System integrierbar. In der Folge steigt die Zuverlässigkeit in Sachen Available-to-promise (zusicherbarer Termin) gegenüber dem Kunden spürbar.
  • Materialmanagement: Die durchgängige Ressourcenplanung mit Vorhersage-Elementen ermöglicht ein effektives Ersatzteilmanagement. Die Folge: eine geringere Kapitalbindung.

Ein Hinweis für Unternehmen, die sich aktuelle mit SAP S/4HANA beschäftigen: Hier gibt es bereits ein integriertes SAP-Tool zur Ressourcenplanung – das Ressource Scheduling for HANA (RSH). Mithilfe dieser Fiori-App wird die Ressourcenplanung um eine weitere Dimension ergänzt und bietet eine schlanke selbsterklärende Web-Oberfläche. Während bei MRS der Fokus auf der kurzfristigen Disposition der richtigen Mitarbeitenden liegt, betrachtet RSH auch längere Zeithorizonte. So steht die Auslastung von Arbeitsplätzen im Vordergrund, um eine mittel- und langfristige Planung zu unterstützen. Es empfiehlt sich die Verwendung beider Anwendungen im Parallelbetrieb, um den gesamten zeitlichen Horizont der Ressourcenplanung im Blick zu haben.

Mobile Instandhaltung

Die digitale Ressourcenplanung ergänzt sich perfekt mit einer mobilen Komponente. Denn dann sind die Mitarbeitenden aus Instandhaltung und Service in Echtzeit an das MRS-System angebunden. Sieben Beispiele für die Wirksamkeit:

  • Auftragszuweisung: Neben der direkten Zuweisung von Aufträgen erlaubt das MRS-System auch das Einstellen von Jobs in einen Pool, aus dem sich die Techniker selbst die geeigneten Aufträge „fischen“ – mit ihrer App.
  • Routenplanung: Das MRS-System übermittelt dem Techniker eine Routenempfehlung zu den Tageseinsätzen. Die Reihenfolge der Einsätze ist auf kurze Wege und die Verkehrssituation optimiert.
  • Kollaboration: Über Tablet oder Smartphone kann der Techniker den letzten Servicemitarbeitenden identifizieren, anrufen oder über Chat und Video-Chat Unterstützung erhalten. Die Augmented-Reality-Assistenz über die Tablet-Kamera geht noch einen Schritt weiter: Hier kann der Kollege mit dem aktuell gefragten Know-how auf die Distanz technischen Support leisten. Die gefilmte Ansicht einer Maschine wird dann ergänzt mit Hinweisen und Dokumenten in Echtzeit. Auch das ist eine Chance, die First Time Fix Rate zu erhöhen.
  • Effektives Ersatzteilmanagement: Mobile Devices unterstützen auch das Handling von Ersatzteilen. Nach der Identifikation durch Bilderkennung, EAN, Explosionszeichnung oder Teilenummer in der Dokumentation kann der Techniker direkt die Verfügbarkeit prüfen – oder sogar eine Werk-an-Werk-Lieferung im ERP-System anstoßen.
  • Buchhaltung: Nach Fertigstellung eines Auftrags kann der Service-Techniker sehr schnell eine Rechnung ans Back-Office übergeben – nachdem der Leistungsempfänger auf dem Tablet abgezeichnet hat.
  • Einsatzende: Ist ein Auftrag abgeschlossen, kann der Mitarbeitende über seine Service-App die Fertigstellung melden und ist damit wieder für den Disponenten verfügbar. Er kann aber bei Bedarf auch einen Zusatzauftrag direkt selbst anlegen.
  • Online und offline: Eine mobile Lösung braucht fast immer beide Fähigkeiten. Wichtig ist die Entscheidung, welche Daten offline verfügbar sein sollen. Eine komplette Maschinen-Dokumentation verschlingt viel Speicherplatz; hier sollte man nur die relevanten Daten bereithalten. Auch die Auftragspapiere und Messpunkte mit unmittelbarem Auftragsbezug sollten offline-fähig sein. Anders sieht es bei der Ersatzteilsuche im Lager aus: Dort muss es einen Online-Zugriff geben, damit die Verfügbarkeiten überhaupt verlässlich sind.

Was Sie über die Einführung neuer Tools wissen sollten

Überlegen Sie, welche Anforderungen Sie 2025 erwarten könnten. Welche Funktionen und Fähigkeiten müssen Sie voraussichtlich bereitstellen? Danach sollten Sie planen. Nach dem Motto „think big, start small, scale fast“ genügt am Anfang vielleicht eine Zeiterfassung per App. Bereits damit wird ein manueller Prozess abgelöst und ein messbarer Effizienzgewinn erreicht.

Auch die große Digitalisierung aller Prozesse in einem Rutsch ist möglich. Aber selten anzuraten. Der Big Bang würde die Arbeitswelt Ihrer Mitarbeitenden massiv umwälzen und ein aufwendiges Change Management benötigen. Auch, um den Betrieb während der Umstellung nicht unnötig zu unterbrechen oder gar zum Stillstand zu zwingen.

Unser Tipp: Identifizieren Sie Ihre Möglichkeiten, erstellen Sie eine Roadmap mit Blick auf das Ganze, wählen Sie eine Architektur, die heute tauglich ist und morgen keine Sackgasse – und lassen Sie sich bei Planung und Umsetzung unterstützen.

Checkliste: Einführung mobile Instandhaltung

Ist Ihre Instandhaltung bereit für die Digitalisierung? Finden Sie es hier heraus mit unserer Checkliste

Lösungsblatt Mobile Instandhaltung

Technologien verändern unsere Welt gerade fundamental, sie wirken sich massiv auf die Gesellschaft und die Wirtschaft aus. Und auch die Instandhaltung wird vom Wandel beeinflusst.

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Fabian Sommer

Business Development Manager

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