SAP und Kennzahlen: Für jeden Zweck das richtige Mittel

Ganz losgelöst nutzen sie allerdings nicht viel. Kennzahlen müssen in einen ganzheitlichen Ansatz eingebunden sein, um Orientierung zu bieten. Unternehmen müssen also wissen, welche Ziele sie bei der Instandhaltung anstreben, wie sich diese mithilfe von Kennzahlen operationalisieren lassen und welche Werte erreicht werden sollen. Damit Kennzahlen ihr Potential entfalten können, muss aber noch eine Bedingung erfüllt sein: Sie müssen sich ohne allzu grossen Aufwand generieren und konsumieren lassen. Ist das nicht der Fall, bleibt das Controlling eine hehre Absicht, die im anspruchsvollen Alltag aber immer zu kurz kommt.

IT entlang des Kennzahlen-Lifecycles

Insofern ist für ein praxistaugliches und Kennzahlen-basiertes Controlling der Einsatz von IT unverzichtbar. Je durchgängiger der Kennzahlen-Lifecycle von Software unterstützt wird, desto wirksamer fällt in der Regel das Controlling aus. Grundsätzlich lässt sich dieser Lifecycle in vier Phasen gliedern: erstens die Erfassung, zweitens die Konsolidierung und Speicherung, drittens die Auswertung und viertens die Visualisierung.

Erfassung

Kennzahlen basieren auf Rohdaten, die akkumuliert (absolute Kennzahlen) und in manchen Fällen zusätzlich relativiert (relative Kennzahlen) werden. Zunächst geht es also darum die erforderlichen Daten erst einmal zu erfassen. Im besten Fall übernimmt schon das die IT. Beispielsweise, indem Sensoren Zustände registrieren. Ist das nicht möglich, müssen Menschen die Daten digital aufnehmen. Mobile Endgeräte sind dafür enorm hilfreich, weil Daten damit unmittelbar zum jeweiligen Ereignis erfasst werden können.

Konsolidierung und Speicherung

Um Kennzahlen zu bilden, müssen Daten eventuell aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt und in jedem Fall so gespeichert werden, dass sie sich auswerten lassen. Im Instandhaltungskontext dürfte dabei das ERP-System bzw. die hier vorhandene Datenbank die wichtigste Datenquelle sein. Denkbar ist aber auch, dass relevante Daten in einem Manufacturing Execution System liegen.

Auswertung

Für die Auswertung der Daten bzw. deren Verdichtung zu Kennzahlen kommen eher simple mathematische Formeln zum Einsatz. Meistens genügen einfache Additionen und Subtraktionen, Multiplikationen und Divisionen.

Visualisierung

Fast immer sind es Menschen, die Kennzahlen als Basis für Entscheidungen nutzen (wobei sich das durch Künstliche Intelligenz früher oder später zumindest teilweise ändern wird). Daher sollten sie gut konsumierbar sein. Entscheidend ist dafür eine rollenorientierte und am jeweiligen Zweck ausgerichtete Visualisierung.

In Bezug auf alle vier Phasen ergeben sich zwei Anforderungen an die IT: Sie sollte zu einer möglichst hohen Datenqualität beitragen. Was vor allem bedeutet, dass Daten vollständig und in einem einheitlichen Format erfasst werden. Und sie sollte für die Anwender leicht bedienbar sein. Das begünstig zum einen eine hohe Datenqualität, führt zum anderen aber auch dazu, dass Kennzahlen regelmässig herangezogen werden.