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Wenn Unternehmen ihre Instandhaltung mobil machen, steckt darin enormes Potenzial. Denn durch den Einsatz von Smartphones, Tablets oder Datenbrillen können die Mitarbeiter Informationen jederzeit und überall abrufen sowie Daten unmittelbar und medienbruchfrei erfassen. Der eigentliche Instandhaltungsvorgang und die vor- und nachgelagerten administrativen Prozesse laufen effizienter, die Qualität der Instandhaltung nimmt zu. Und das führt schliesslich zu einer steigenden Wertschöpfung und sinkenden Kosten.

Neu ist das für die Unternehmen nicht. In unserer Studie „Instandhaltung 4.0 – Was bewegt die Instandhaltung heute wirklich?“ geben 59 Prozent der Befragten an, dass mobile Lösungen ihnen im Arbeitsalltag helfen können. Für 62 Prozent ist die Mobilfähigkeit einer IT-Lösung ein zentraler Aspekt. Eine Untersuchung der Unternehmensberatung BearingPoint zeigt aber, dass die Realität – noch – anders aussieht: Demnach nutzen lediglich 26 Prozent der Studienteilnehmer bereits mobile Geräte in der Instandhaltung.

Vier Handlungsfelder im Fokus

Dass viele Unternehmen sich auch über zehn Jahre nach der Vorstellung des ersten iPhones zurückhalten, hat aus unserer Sicht einen wesentlichen Grund: Die Mobilisierung der Instandhaltung ist eine komplexe Aufgabe, bei der eine ganze Reihe von Aspekten zu berücksichtigen und einige Komponenten zu integrieren sind. Und dafür gibt es bislang nur wenige Best Practices, die die Orientierung erleichtern. Um mehr Klarheit zu schaffen, lohnt sich ein systematischer Blick auf die wesentlichen Handlungsfelder und Erfolgsfaktoren einer mobilen Instandhaltung.

Strategie und Organisation
Im besten Fall haben Unternehmen ausgehend von ihrer Unternehmensstrategie eine Instandhaltungsstrategie sowie Instandhaltungsziele formuliert. Das sollte der Ausgangspunkt für die Mobilisierung der Instandhaltung und deren konkrete Ausgestaltung sein. Zentral ist dabei, wie mobile Lösungen in der Lage sind, die gewählte Instandhaltungsstrategie zu unterstützen. Beschreiben lässt sich das durch die Beantwortung einiger Leitfragen:

  • Welche bestehenden Instandhaltungsprozesse lassen sich durch mobile Lösungen effizienter gestalten oder in der Qualität verbessern – und lohnt sich das tatsächlich?
  • Welche bestehenden Instandhaltungsprozesse lassen sich durch ganz neue Abläufe vollständig ersetzen?
  • Welche funktionalen und technologischen Anforderungen müssen die mobilen Lösungen erfüllen?
  • Wie müssen die Frontends gestaltet sein, um eine hohe Benutzerfreundlichkeit sicherzustellen und eine verlässliche Benutzerführung zu realisieren?
  • Welche Mitarbeiter sollen mit mobilen Devices ausgestattet werden und in welchen Arbeitsumgebungen kommen die Geräte zum Einsatz?

Noch etwas anspruchsvoller wird es, wenn Unternehmen angesichts der Möglichkeiten von mobilen Lösungen auch über die Neuausrichtung der gesamten Instandhaltungsstrategie nachdenken. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn eine zustandsorientierte Instandhaltung bislang aus wirtschaftlichen Erwägungen nicht infrage kam – mit dem Einsatz von Smartphones und Tablets aber auf einmal eine realistische Alternative wird.

So oder so: Wenn die Mobilisierung der Instandhaltung erfolgreich sein soll, sollten Unternehmen die genannten Aspekte auf jeden Fall für sich klären und die Ergebnisse dokumentieren. Das ist dann die Basis für alle weiteren Schritte.

Prozesse und Stammdaten 

Dazu gehört, die Instandhaltungsprozesse und die damit verknüpften Stammdaten genau zu betrachten und zumindest in Teilbereichen zu überarbeiten. Das ist allein schon deshalb notwendig, weil der Einsatz von mobilen Lösungen die Abläufe per se ändert. Ein Beispiel: Wenn die gesamte Historie eines Assets zu jeder Zeit abrufbar ist, müssen die Mitarbeiter sich nicht mehr im Vorfeld mit den erforderlichen Informationen versorgen. Das bedeutet auch, dass sie wesentlich flexibler einsetzbar sind – und nicht mehr einen bei Schichtbeginn festgelegten Arbeitsplan abarbeiten müssen.

Ein wichtiger Aspekt ist zudem die Benutzerführung. So können die Instandhaltungsmitarbeiter über mobile Geräte Schritt für Schritt durch die unterschiedlichen Instandhaltungsmassnahmen begleitet werden – Arbeitsanweisungen werden auf dem Bildschirm angezeigt und erläutert, Rückmeldungen sind erforderlich. Dieses Vorgehen setzt voraus, dass der Prozess mit allen Varianten exakt definiert ist. Und nicht nur das. Auch die Stammdaten müssen entsprechend detailliert vorliegen, weil über sie der jeweilige Vorgang konkretisiert wird. Das heisst zum Beispiel: Wenn der Instandhaltungsmitarbeiter im Rahmen der Benutzerführung einen identifizierten Defekt melden soll, muss der Defekt auch als Stammdatum hinterlegt sein.

In den meisten Unternehmen ist dieser Detailierungsgrad bislang nicht erreicht – er war in der Vergangenheit auch nicht erforderlich. Daher müssen die Stammdaten im Zuge eines Mobilisierungsprojekts angepasst und meist noch erweitert werden. Und das wiederum setzt voraus, dass zunächst einmal erhoben wird, welche Stammdaten überhaupt benötigt werden, welche Daten bereits vorhanden sind und welche ergänzt werden müssen. Voraussetzung für das alles ist, dass Stammdaten im gesamten Unternehmen auf die Gleiche Art und Weise angelegt und gepflegt werden. Dafür sind verbindliche Standards und Regeln erforderlich.

Technologie

Bei der Mobilisierung der Instandhaltung spielt die Technologie natürlich eine zentrale Rolle. Und zwar die Hardware und die Software. Bei deren Auswahl und Implementierung sollten Unternehmen einige Punkte berücksichtigen:

Hardware

Bei der Hardware kommt es im Kern darauf an, dass die mobilen Geräte für den Einsatz im Feld geeignet sind. Das bedeutet zum einem, dass sie robust sein sollten und ihnen Feuchtigkeit und Staub, hohe Temperaturen und Stösse nichts ausmachen. Zum anderen sollten sie zur spezifischen Arbeitssituation passen: Mitarbeiter müssen sie beispielsweise auch mit schmutzigen Fingern oder mit Handschuhen nutzen können. Die Displaygrösse und das Gewicht sind ebenfalls relevant. Datenbrillen sind vor diesem Hintergrund besonders interessant, da sie berührungslos bedient werden können und leicht sind – auch wenn die Technologie aktuell noch am Anfang steht. Wichtig ist auch, dass die Geräte mit Schnittstellen ausgestattet sind, damit zum Beispiel Barcodes und RFID-Tags gescannt und Bilder aufgenommen werden können. Und: Der Akku muss so dimensioniert sein, dass das Device mindestens für einen Arbeitstag Energie hat.

Im Zusammenhang mit den mobilen Geräten muss auch die Infrastruktur in den Blick genommen werden. Die Frage dabei: Wie werden Smartphones oder Tablets mit dem zentralen Instandhaltungssystem verbunden? Soll dazu beispielsweise WLAN genutzt werden, müssen auf grösseren Werksgeländen vielleicht Router nachgerüstet werden, um eine vollständige Abdeckung zu erreichen. Eventuell geht es aber nur über das Mobilfunknetz. Dann müssen die mobilen Devices mit SIM-Karten ausgestattet werden können.

Software

Der Datenaustausch zwischen der zentralen Instandhaltungslösung und den einzelnen mobilen Devices ist auch in Bezug auf die Software ein entscheidender Punkt. Das betrifft die Form der Verbindung und die Ausgestaltung der Applikation selbst. So könnten die Daten beispielsweise über das Internet mithilfe von Webservices oder über eine VPN-Verbindung übermittelt werden. Die App könnte nur funktionieren, wenn eine Verbindung besteht. Oder sie könnte auch offlinefähig sein.

Wichtig ist auch, welche Funktionen die App bereitstellt, welche Informationen empfangen und Daten erfasst werden können. Das hängt natürlich vom jeweiligen Instandhaltungsprozess ab. Grundsätzlich lässt sich aber sagen: Es sollten so viele Features verfügbar sein, wie nötig, und so wenig, wie möglich.

Der Grund dafür ist die Usability. Wenn sich ein Instandhaltungsmitarbeiter erst durch zig Menüs klicken und dann Freitextantworten geben muss, während er halb unter der Maschine liegt, wird es schwierig. Besser ist ein geführter Prozess mit vorgegebenen Eingabeoptionen. Dem UX-Design kommt also eine hohe Bedeutung zu – es stellt eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit sicher. Dabei schadet es auch nicht, neben den rein funktionalen Kriterien auch ästhetische Kriterien zu berücksichtigen. Denn wenn eine App gut aussieht und vielleicht sogar Spass macht, sind die Mitarbeiter stärker motiviert, sie durchgängig zu nutzen.

Menschen

Und wie wichtig die Motivation der Mitarbeiter für den Erfolg bei der Einführung einer mobilen Instandhaltung ist, lässt sich gar nicht überschätzen. Denn nur wenn sie die mobilen Devices wie geplant einsetzen wollen und können, treten die positiven Effekte ein. Gerade mit dem Willen der Mitarbeiter ist es in solchen Mobilisierungsprojekten aber häufig etwas schwierig: Der Einsatz von mobilen Lösungen sorgt für mehr Transparenz – und das auch zur Leistung der einzelnen Mitarbeiter. Damit werden diese Smartphones, Tablets oder Datenbrillen auch zu einem Kontrollinstrument. Zumindest ist das die Befürchtung vieler Arbeitnehmer. Insofern gehört es zu den wichtigsten Aufgaben, den Mitarbeitern glaubhaft zu vermitteln, dass sie keine Nachteile zu erwarten haben, dafür aber mit Vorteilen rechnen können. Erreicht wird das, indem die künftigen Anwender im Rahmen eines Change-Management-Prozesses frühzeitig eingebunden werden. Im besten Fall werden sie dabei nicht nur informiert, sondern haben auch die Gelegenheit, Feedback zu allen Aspekten des Wandels zu geben. Das sorgt nicht nur dafür, dass sich Mitarbeiter mit der neuen Lösung identifizieren. Mit ihren praktischen Erfahrungen können sie auch einen wertvollen Beitrag zur Qualität der mobilen Lösung leisten.

Das Change Management ist auch hilfreich, dabei zu ermitteln, wie gut die Mitarbeiter für den Umgang mit den mobilen Technologien gerüstet sind.

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Fabian Sommer

Business Development Manager

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